OUTPUT-MANAGER
DIE LOGISCHE ERGÄNZUNG ZU XPANDIT

Nutze den Jahreswechsel, um deine Prozesse zu optimieren und das volle Potenzial von Xpandit auszuschöpfen. Kontaktiere uns noch heute für eine unverbindliche Beratung und einen individuellen Einführungsplan.

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Antworten zum Output-Manager

Wir haben die häufigsten Fragen zusammengestellt:

Der OPM ist ein Modul für Xpandit, das den gesamten Dokumentenversand automatisiert und digitalisiert – von Offerten bis hin zu Rechnungen.

Mit wenigen Klicks können Dokumente elektronisch an den Empfänger zugestellt werden. Eine Statusfunktion ermöglicht es, den Bearbeitungsfortschritt von Dokumenten zu verfolgen.

  1. Automatisierung und Zeitersparnis
    • Der OPM steuert Druckprozesse automatisch. Rechnungen, Mahnungen und Offerten werden direkt den entsprechenden Druckern zugewiesen. Nie wieder Druckfehler oder manuelles Zuweisen.
  2. Digitale Archivierung
    • Schluss mit physischen Aktenordnern. Der OPM speichert alle Dokumente digital in Xpandit, sodass sie jederzeit und von überall her griffbereit sind.
  3. Schneller Rechnungsversand
    • Versende Rechnungen schneller per E-Mail oder E-Rechnung und verbessere so den Cashflow.
  4. Verfolgung des Rechnungsstatus
    • Behalte den Überblick! Der OPM zeigt den Status jeder Rechnung in Echtzeit an: gesendet, empfangen, bearbeitet.
  5. Kosten- und Ressourcenersparnis
    • Durch die digitale Verarbeitung werden Druckkosten, Papier und  Versandkosten gespart.
  6. Voraussetzung für extro
    Der Output-Manager ist die Grundlage für die Einführung unserer neuen mobilen Lösung extro. Diese ergänzt Xpandit um wichtige mobile Funktionen. Dies ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern auch ein doppelter Schritt in die Digitalisierung eures Unternehmens.

Der Output-Manager ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren und effizienter gestalten möchten, insbesondere wenn sie:

  • Häufig elektronische Rechnungen und Dokumente versenden und dabei auf eine zuverlässige, automatisierte Lösung setzen.
  • Den Einsatz von vorgedrucktem Briefpapier minimieren möchten und stattdessen auf digitale, flexible Dokumentengestaltung setzen.
  • Ihren Dokumentenversand und dessen Verarbeitung optimieren und digitalisieren wollen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
  • Sich frühzeitig und schrittweise auf extro vorbereiten möchten, unsere neue Lösung, die den OPM perfekt ergänzt und das volle Potenzial für digitale Prozesse bietet.
  • Anbindung an Microsoft Exchange oder Office 365 für den E-Mail-Versand.
  • Einstellungen der unterschiedlichen Dokumentenarten in Xpandit.
  • Schulung der Anwender durch die Braso AG.

Die Implementierung des Output-Managers durch die Braso AG beträgt einmalig CHF 890.–.
Dieser Preis umfasst die vollständige Einrichtung und Schulung.
Bei Einrichtungsbuchung bis zum 30. November profitierst du von einem Vorzugspreis von CHF 690.–.

Investiere einmal und spare langfristig!

Um auf den OPM umzustellen, kannst du ein Kick-Off-Meeting bei Adrian Munz buchen:

Hier geht es zur Buchungsseite

Falls du die Einrichtung und Inbetriebnahme des Output-Managers selbst vornehmen möchtest, stehen dir alle notwendigen Informationen in unserem E-Learning zur Verfügung.

Für die Freischaltung deiner Lizenz sende bitte eine E-Mail an: verkauf@braso.ch.

Bitte beachte, dass unser Support bei Fragen oder Unklarheiten während der selbst durchgeführten Installation nicht im kostenlosen Tarif verfügbar ist, da dies das Fachwissen eines Systemtechnikers erfordert. Unser Support-Team steht dir jedoch gerne mit fachmännischer Unterstützung zur Seite.

Visuelle Darstellung

  • Xpandit: Das Dokument, z.B. eine Rechnung oder eine Offerte wird erstellt.

  • Server: Hier erfolgt die zentrale Speicherung des Dokuments, bevor es in den Output-Manager-Prozess gelangt.

  • Xpandit Output-Manager-Prozess: Der Output-Manager entscheidet basierend auf festgelegten Regeln und Dokumententypen, wie das Dokument weiterverarbeitet wird. Es gibt zwei Hauptwege, die das Dokument nehmen kann:

    1. Azure: Das Dokument kann über Microsoft Azure weiterverarbeitet und per E-Mail an den Empfänger gesendet werden.
    2. Drucker: Der Output-Manager kann das PDF automatisch und gezielt einem bestimmten Drucker zuweisen.

  • Kunde: Jeder Kunde erhält in Xpandit eine Spezifikation, die festlegt, wie er seine Dokumente erhält – ob per E-Mail, als E-Rechnung oder per Postversand.

Voraussetzungen

Die Einführung des Output-Managers erfordert eine einmalige Einrichtung und Schulung der Benutzer.
Der Systembetreuer muss einige Anpassungen vornehmen, insbesondere bei der Konfiguration der Azure-Dienste (Microsoft Cloud).

 

Die wichtigsten Schritte

  1. Anbindung an Exchange Online oder Office 365 für den E-Mail-Versand.
  2. Einstellungen der unterschiedlichen Dokumentenarten in Xpandit.
  3. Schulung der Anwender durch die Braso AG.

Checkliste für den Systemadministrator

Eine Schritt-für-Schritt-Übersicht, um die Einrichtung des Output-Managers sicher und effizient zu gewährleisten.

 

Checkliste

GEGENÜBERSTELLUNG

Mit dem Output-Manager können Dokumentenprozesse modernisiert und effizienter gestaltet werden, bei gleichzeitiger Einsparung von Kosten und Zeit. Die Umstellung auf Output-Manager ist nicht nur zukunftssicher, sondern unterstützt auch die Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Klassische Druckerausgabe

Output-Manager

Fokus auf Papierdokumente.

Fokus auf digitale Dokumente, papierloses Büro.

Manuelle Druckersteuerung notwendig.

Automatisierte Zuweisung von Druckern je nach Formularkategorie.

Druckerschächte für unterschiedliche Seiten notwendig.

Keine Steuerung der Druckerschächte mehr notwendig.

Vorbedrucktes Briefpapier erforderlich.

Ausdrucke auf weissem Papier, Logos und Designs werden automatisch hinzugefügt.

Physische Archivierung.

Digitale Ablage und einfaches Abrufen, z. B. in Xpandit.

Versand per E-Mail möglich, aber aufwendig.

Vereinfachter Versand per E-Mail und E-Rechnung.

Oft sind mehrere physische Kopien nötig.

Kopien sind digital verfügbar, unnötige physische Kopien entfallen.

DER OUTPUT-MANAGER
DEIN SCHLÜSSEL ZUR EFFIZENTEN DOKUMENTENVERWALTUNG

Mit dem Output-Manager (OPM) automatisierst du Dokumentenprozesse in Xpandit. Nie wieder manuelle Drucksteuerung, keine physische Ablage mehr und jederzeit den Überblick behalten – so sieht effizientes Arbeiten aus!

Buche dein Kick-Off-Meeting bis zum 30. November, um vom Vorteilspreis von CHF 690.– für Installation UND Schulung des Output-Managers zu profitieren.